上海中医药大学合同管理规定

发布者:系统管理员发布时间:2019-07-03浏览次数:135

上海中医药大学合同管理规定

 

第一章   总 则

第一条 为进一步规范学校的合同管理工作,防范合同风险,维护学校及师生的合法权益,依据有关法律、法规及规章,结合学校实际 ,制定本规定。

第二条 本规定所称合同,是指学校在开展教学、科研及其他活动时,与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,包括合同、协议、备忘录、确认书等。

学校与教职工签订的聘用合同和劳动合同,不适用本规定。

第三条 学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则,实行统一指导、归口管理、分工负责的工作机制。根据合同涉及的内容确定合同归口管理的职能部门

校各单位和工作人员,应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规,在合同管理的各个环节,严格履行职责,维护学校权益。

第四条 合同的签订和履行应当遵守国家法律、法规、规章和政策规定,遵守学校相关规定,贯彻平等互利、协商一致、诚实信用的原则,维护学校的合法权益。

第五条 合同应当先经审核签订,而后履行,禁止事后签订合同。

第六条 学校不得签订经济担保合同

严禁未经授权,以学校名义对外签订合同。

 

第二章 合同管理机构及职责

第七条 学校合同事务由合同承办主体、各职能部门、学校聘请的法律顾问和学校法律事务办公室依各自权责进行管理。在职能部门和合同承办主体为同一的情况下,该职能部门同时履行职能部门和合同承办主体的职责。

第八条 合同承办主体负责合同的洽谈、起草、送审、履行、备案及存档等工作,对所签合同的可行性、真实性、合法性、合理性负责。主要职责为:

(一)负责所承办合同的可行性分析论证;

(二)负责审查合同标的的真实性;

(三)负责审查合同相对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等,包括但不限于:

1. 合同相对方是否具有签约资格;

2. 合同相对方是否具有履行合同所必须的资质,应要求相对方提供相关证明材料;

3. 审查合同相对方签约代表的身份证明和签约资格证明,如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书(应明确载明委托代理事项、权限及期限)等;

4. 根据需要,可以要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料;

5. 必要时,可以要求合同相对方提供履约担保。

合同承办主体审查、核实上述资料的真实性、有效性,并将上述资料连同合同文件一并保存。合同相对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的,不应与其签订合同。

(四)负责合同的洽谈和起草,负责对合同条款进行合法性、合规性和合理性审查。确认合同内容符合法律法规、本办法及学校其他有关规章制度的规定;如果是通过招投标程序中标的,确认与招投标或协商谈判内容一致,条款表述核对无误;确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算;

(五)负责将合同提交职能部门审查;

(六)负责办理法律、法规规定的审批、登记或备案手续;

(七)负责具体履行合同,跟踪掌握合同履行情况,处理合同纠纷;

(八)收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料;

(九)负责合同资料的归档和保管工作;

(十)其他有关合同事务。

第九条 职能部门对职责范围内所涉合同事务进行管理和审查,提出审查意见和建议,对履行过程及归档保管工作进行监督。主要职责包括:

(一)审核合同事项的真实性、可行性;

(二)审核合同相对方的主体资格和资信状况;

(三)对合同事项进行业务审查,如涉及经费支出,对经费预算情况予以审查;

(四)督促合同承办主体履行合同;

(五)其他有关合同事务。

涉及两个或以上职能部门的,各部门均应作为管理部门,履行相应的管理职责。如学校对校内职能部门和直属单位进行职责调整,按调整后的职责范围对合同进行归口管理。

第十条 学校聘请法律顾问,处理以下合同事务:

(一)参与审核学校需要签署的合同及相关的法律文书;

(二)参与起草、修改和审查学校与合同相关的规章制度和规范性文件;

(三)为学校重大合同行为提供法律意见,协助起草学校重大合同行为的相关法律文书;

(四)代理学校参加与合同相关的诉讼、仲裁等法律事务;

(五)参与处理学校与合同相关的非诉讼法律事务,参与学校与合同相关的对外谈判,参与学校与合同相关的纠纷的调解;

(六)其他与合同相关的法律事务。

第十一条 法律事务办公室是学校合同事务的综合管理部门。主要职责为:

(一)制订学校合同管理的规章制度;

(二)根据学校安排,参与学校重大合同的洽谈、起草、修订等工作,提出法律意见,提示法律风险;

(三)督促学校重大合同履行和协助合同纠纷处理,向各部门出具合同管理整改意见书;

(四)对学校的合同签订、履行、归档、保管情况进行监督检查;

(五)其他合同的管理工作。

 

第三章 合同的起草、审查与签订

第十二条 合同的订立均应采用书面形式订立合同,明确双方权利义务。

第十三条 合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释,涉及数字、日期时应注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时注明大写。

第十四条 合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款:

(一)当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,委托代理人姓名、职务,联系方式(如果当事人为自然人,应当写明其身份证号,住址,联系方式);

(二)标的(包括种类、数量、质量等要求);

(三)价款及其支付(包括计算方法、支付进度、结算方式等);

(四)履行期限、进度要求、地点和方式;

(五)验收标准及方法;

(六)合同的生效、解除或者终止的条件;

(七)违约责任(包括违约金或赔偿金的计算方法等);

(八)解决争议的方法(一般情况下,合同诉讼管辖法院应当选择上海的人民法院,仲裁委员会应当选择上海的仲裁委员会);

(九)合同签订的时间地点;

(十)其他根据合同实际情况应当具备的条款(包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等);

第十五条 根据国家规定,合同须报经国家有关主管部门审查、批准或备案的,应当履行相应程序。根据国家或学校规定,合同签订需要办理其他手续的,应当按规定办理。重大合同按照学校“三重一大”的相关规定执行。

第十六条 需要进行招标或竞价的项目,应在按规定进行招标或竞价后正式签订合同。需要招标的项目,招标文件中“拟签订合同的主要条款”部分应在招标文件发出前,按本办法规定的审查程序预先审查通过。

第十七条 填写合同书不得留白,对于未达成一致的合同条款,应当删除,或填写“无”。严禁在空白合同上签字或盖章。合同每页应当编写连续的页码,合同的条款应当编写连续的序号。不得对合同条款及文字进行涂改。合同的末页应当载有合同正文条款,并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的,则应标明“此页无正文,为XX合同签字盖章页”字样,以示末页仅为签字盖章页。

第十八条 合同由承办主体、相关职能部门、法律顾问、法律事务办公室根据各自的职责进行审查。合同审核流程详见附件。

第十九条 法律事务办公室(或者法律顾问)审核通过的,由职能部门提交校领导审批;法律事务办公室(或者法律顾问)审核提出修改意见的,一般应当依照该意见予以修改;如遇特殊情况,合同承办主体认为无法修改或者不同意修改的,应做出书面说明,经职能部门书面同意,报法律事务办公室备案,提交校领导审批。

第二十条 合同经校领导审批通过后,打印审定的合同文本,校长办公室签署盖章。合同签订应加盖“上海中医药大学”公章,并由校长或者校长授权代表签署。

 

 

第四章 合同的履行、变更、终止及纠纷处理

第二十一条 合同生效后,承办主体应当对合同履行实施有效监控,敦促对方积极履行合同,确保合同全面有效履行。职能部门应当对合同履行进行有效监督。重大合同按照学校“三重一大”的相关规定执行。

在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或相对方有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等因素,已经或可能导致学校利益受损,承办主体应当立即采取相应措施,及时报告,并按照本办法及相关规定,办理合同补充、变更、解除或者终止的手续。

第二十二条合同生效后,确需签订补充合同,或变更、解除、终止合同的,应当签订书面合同,并按本办法及相关规定执行。

第二十三条 合同履行过程中如发生纠纷,经协商无法解决的,应当根据合同约定或者法律规定的方式解决。

因合同纠纷引致诉讼或仲裁的,承办主体应及时进行处理。

 

第五章 保密与归档

第二十四条 对合同订立、履行及纠纷解决等过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密应当予以保密,不得泄露。

第二十五条 合同进行编号管理。合同编号分三段,首段为合同承办主体名称,中段为4位阿拉伯数字表述的签订年份,末段为3位阿拉伯数字表述的序号。

第二十六条 从合同谈判开始,至合同事项履行完毕或者纠纷处理完毕,承办主体应负责连续收集和保管有关材料,并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料,包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、相对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料,均应妥善加以收集和保管,并作为合同档案的组成部分,与合同书一并备案、存档,不得遗弃、丢失和损毁。

第二十七条 合同资料应妥善保管。保管人员变动,应该办理交接手续。

 

第六章  责任追究

第二十八条 合同的相关责任人对经办的合同事务终身负责。

第二十九条 有下列情形之一的,视情节轻重,学校对主管人员或直接责任人员追究责任;涉嫌违法犯罪的,移送司法机关追究相应法律责任:

(一)违反本办法规定,未经授权、超越授权范围或授权期限终止后订立合同的;

(二)违反项目经费支出预算或国家财经法律法规、学校财务规章制度签订合同的;

 (三)提供虚假资料或虚构事实签订合同的;

(四)与合同相对方或第三人恶意串通,损害学校利益的;

(五)销毁、篡改或涂改合同的;

(六)因故意或重大过失泄露学校合同秘密的;

(七)法律法规、学校规章制度规定的其他情形。

 

第七章 附 则

第三十条 具有独立法人资格的直属机构应参照本规定制定相应的合同管理实施细则。

第三十一条 本规定自发布之日起施行。学校原有规定与本规定不一致的,以本规定为准。

第三十二条 本规定由法律事务办公室负责解释。

 


 

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